Melhores sistemas para hotel: TOP 5 e como escolher o ideal

Escolher entre os melhores sistemas para hotel é uma das decisões mais importantes para a eficiência da operação e a experiência do hóspede. Afinal, essa ferramenta tem uma responsabilidade imensa na melhoria dos resultados do negócio.

Com a digitalização da hotelaria, hotéis e pousadas passaram a depender de tecnologias que automatizam processos, atualizam a disponibilidade em tempo real e oferecem dados estratégicos para aumentar a ocupação e a rentabilidade.

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No entanto, nem toda solução atende às mesmas necessidades: o porte do empreendimento, a quantidade de quartos e os serviços oferecidos influenciam diretamente a escolha.

Potanto, para aprender como escolher um sistema para hotel de forma segura, continue a leitura e veja o que avaliar antes de contratar uma plataforma!

O que é PMS para hotel?
É a sigla para Property Management System (Sistema de Gestão de Propriedade). Na hotelaria, funciona como a base de qualquer sistema hoteleiro, porque concentra as informações e os processos essenciais da operação em um único ambiente. Na prática, registra dados de hóspedes, reservas, tarifas, quartos, pagamentos e histórico de estadias.

Por exemplo, quando um hóspede faz uma reserva pelo site, pelo telefone, pelo WhatsApp ou por uma OTA (agência online de viagens), o sistema atualiza automaticamente a disponibilidade dos quartos e organiza as informações para a recepção, a governança e o financeiro.

É justamente por isso que o PMS é considerado o núcleo dos melhores sistemas para hotel: sem esse software, cada setor precisaria trabalhar com controles separados, o que aumenta o risco de overbooking, falhas de comunicação e retrabalho.

Além de centralizar a operação, o PMS para hotel serve para dar mais agilidade ao atendimento, melhorar o controle da ocupação e fornecer dados para decisões estratégicas.

Recursos como gestão de reservas, check-in online, integração com canais de venda, controle financeiro e relatórios gerenciais fazem parte das principais funcionalidades de um sistema hoteleiro moderno, embora cada uma delas tenha um papel específico.

Quais são as funcionalidades de um sistema hoteleiro?
As principais incluem gestão de reservas, motor de reservas, integração com gestores de canais, controle financeiro, estoque, PDV para restaurante, relacionamento com hóspedes via WhatsApp e e-mail e ainda módulo offline. Juntas, essas funcionalidades automatizam processos, reduzem erros operacionais e aumentam o controle sobre ocupação, vendas e atendimento.

A seguir, veja como cada recurso funciona na prática e de que forma pode facilitar a rotina do hotel.

Gestão de reservas
Centraliza reservas do site do hotel, telefone, WhatsApp, redes sociais e recepção em um único painel. O benefício é evitar o overbooking e ter visão imediata da ocupação. Por exemplo, a recepção identifica quartos livres em segundos e realiza uma nova reserva sem consultar planilhas. O mesmo vale para quando é necessário alterar reservas.

Motor de reservas
Permite vender diárias diretamente pelo site, pelo WhatsApp e pelas redes sociais com pagamento integrado. O principal ganho é reduzir as comissões das OTAs.

Por exemplo, um hóspede pode chamar pelo Instagram e finalizar a reserva via link (incluindo pagar por PIX ou cartão de crédito), sem intervenção da equipe.

Um bom Motor de Reservas também permite vender reservas de Day Use online e de forma autônoma.

Integração com gestor de canais
Sincroniza as tarifas e a disponibilidade em plataformas, como Booking e Expedia. Dessa forma, o channel manager elimina atualizações manuais e diminui erros.

Ou seja, ao vender um quarto no site, o sistema bloqueia automaticamente o mesmo quarto em todos os canais. E, em casos de cancelamentos, o sistema liberar o quarto para ser vendido novamente.

Controle financeiro
Registra receitas, despesas, fluxo de caixa e conciliações. O benefício é ter indicadores em tempo real e permitir que o gestor acompanhe diariamente o faturamento, as contas a pagar e a receber e a inadimplência.

Controle de estoque
Monitora compras, consumo e níveis mínimos de reposição de diversos setores, como recepção, governança e restaurante. O objetivo é reduzir custos e desperdícios, além da falta de itens.

Por exemplo, o sistema envia um alerta quando amenities ou enxoval atingem o estoque mínimo.

PDV para restaurante
Integra pedidos do restaurante, bar e room service à conta do hóspede, o que agiliza o atendimento e evita perdas.

Por exemplo, um consumo no bar da piscina é lançado automaticamente no apartamento e cobrado no check-out.

Marketing e CRM via WhatsApp e e-mail
Segmenta de hóspedes, envia campanhas de marketing e disponibiliza programa de fidelidade.

Além disso, automatiza confirmações, lembretes e mensagens pós-estadia, o que melhora a experiência do hóspede. Um exemplo é o sistema enviar automaticamente instruções de check-in online um dia antes da chegada.

Módulo offline
Mantém as operações essenciais mesmo sem internet para garantir continuidade da recepção e do caixa, especialmente em locais em que o sinal é instável. Assim, durante uma queda de conexão, os check-ins e os lançamentos continuam funcionando normalmente.

Agora que já sabe o que procurar ao avaliar o software ideal para a sua operação, confira abaixo as cinco opções mais recomendadas do mercado. 

Quais são os melhores sistemas para hotel?
Os melhores são aqueles que combinam PMS, gestão de reservas, integração com OTAs, financeiro e suporte eficiente. Em um ranking de sistemas para hotel, Fasthotel, Cloudbeds, Desbravador, Hospedin e SimplesHotel aparecem entre as opções mais relevantes por atenderem diferentes perfis de operação, do pequeno hotel à rede hoteleira.

Entenda os diferenciais dos melhores PMS para hotel.

1. Fasthotel
O FastHotel é a solução mais completa do comparativo, com gestão hoteleira integrada, motor de reservas com FastPIX, gestor de canais, estoque, restaurante/bar, finanças, módulo offline e relacionamento com o hóspede.

Destaca-se pelas avaliações dos usuários, suporte com atendimento de mais de 90% dos chamados em até 1 hora e relatos de aumento de até 40% de receita e redução de até 50% do tempo operacional.

Além disso, é o melhor sistema para hotel porque permite que você contrate apenas os módulos necessários para a sua operação.

2. Cloudbeds
É um PMS internacional robusto, forte em distribuição online, channel manager e precificação dinâmica. É indicado para hotéis com foco em vendas digitais e operação mais global.

Não à toa, o custo tende a ser mais elevado e o onboarding mais complexo.

3. Desbravador
Sistema tradicional no mercado brasileiro, com versões para diferentes portes de hotel. Tem bom desempenho em controle financeiro, emissão fiscal e gestão administrativa.

4. Hospedin
Conhecido pela interface visual baseada em status de quartos e por um módulo de governança eficiente, o que facilita a operação diária da recepção e da limpeza.

5. SimplesHotel
Opção mais acessível para pequenos hotéis e pousadas, com possibilidade de adicionar channel manager e motor de reservas no plano Premium.

E para analisar corretamente o melhor software hoteleiro, separamos os principais critérios que devem fazer parte da sua decisão. 

Como escolher um sistema para hotel?
Avalie o porte e as necessidades da sua operação, o orçamento disponível, a existência de comissão sobre as reservas diretas, a qualidade do suporte técnico e as integrações com canais de venda, pagamentos e gestão. O sistema ideal equilibra custo, usabilidade, automação e capacidade de crescimento do negócio.

O primeiro critério é o porte e as necessidades operacionais do hotel. Pousadas pequenas geralmente precisam de uma solução mais simples, enquanto hotéis médios e grandes exigem automação mais avançada, múltiplos usuários e integração entre recepção, governança, financeiro e vendas.

Além disso, o orçamento deve considerar não apenas a mensalidade, mas também a implementação, o treinamento e os módulos adicionais. Outro ponto essencial é verificar se o sistema cobra comissão sobre reservas diretas, já que um motor de reservas próprio pode aumentar a margem de lucro da sua propriedade e, quanto menos custos, melhor.

Também vale analisar a qualidade do suporte e as integrações com OTAs, os meios de pagamento, os relatórios com indicadores de desempenho e ferramentas de comunicação com hóspedes.

Ao comparar os melhores sistemas para hotel, priorize a solução que realmente se adapta à rotina da sua operação, oferece integração entre os setores e entrega controle, produtividade e escalabilidade para o crescimento do negócio.

Este artigo foi escrito por FastHotel, especialista em soluções de gestão hoteleira. Nosso sistema de gestão para hotéis e pousadas oferece funcionalidades que atendem a diversas funções, como gestão de reservas, recepção (front-desk com check-in e check-out), marketing (segmentação, campanhas de marketing e programa de fidelidade), motor de reservas com com recebimento automático por FastPIX e cartão de crédito, gestor de canais, finanças e estoque.